6 советов как организовать домашний офис

Привет, меня зовут Андрей. С 2007 года увлекаюсь фен-шуй. Активно внедряю и применяю полученные знания на практике. С Удовольствием отвечу на все ваши вопросы.

Швея легко приспособит для своих нужд компьютерный стол. Его выдвижные ящики подойдут для хранения материалов, ниток, инструментов. Также можно устроить дополнительную систему хранения на навесных полках. Мелкие предметы лучше разложить по отдельным коробочкам.

Если вы используете при шитье не только стандартную швейную машинку, но и оверлок, за основу рабочего места для рукоделия можно взять угловой компьютерный стол. Не позволяет место? Подберите компактный стол-тумбу, за его дверцами прячутся выдвижные ящички, в которые можно убрать кучу мелочей или устройте систему хранения на стенах.

В качестве рабочего места рукодельницы может выступать и обеденный стол, и секретер, и бюро, и даже консольный столик.

Есть место для длинного стола? Прекрасно! Выбирайте стол с двумя большими тумбами, в которые спрячется все, необходимое для работы, а также используйте навесные полки на стенах.

Как обустроить домашнее рабочее место

Впрочем, уже сейчас достаточно большее количество людей активно работает из дома, и для них создание в квартире такого уголка, который будет мотивировать эффективно работать, это давно уже насущная необходимость.

Что важно учитывать при организации рабочего места? Это пространство, в котором вы будете проводить значительную часть вашего времени, так что вам должно быть в нем комфортно – не нужно пытаться воткнуть рабочий стол где придется.

Если работать за ним вам будет неудобно/тесно/грустно, то вы постоянно будете перемещаться по квартире в поисках более удобного места, и ваш рабочий процесс, документы и все, что связано с работой будут в постоянном беспорядке.

Так что если уж вы приняли решение работать из дома, то потратьте время и деньги на то, чтобы обеспечить себя комфортным и красивым рабочим местом.

Что такое система 5S и как ее используют?

Япония сегодня считается одной из самых развитых стран, которая имеет уникальную систему управления внутри компании, а также высокоэффективные производства. Но только по окончанию Второй мировой войны экономика Японии была в ужасном состоянии, потому что множество государств перестали с ней сотрудничать, промышленное производство было уничтожено, рабочих кадров очень мало, а сама страна была в долгах. Кроме того, существовали проблемы безработицы и дефицита товаров, поэтому жители страны начали требовать реформ и перемен.

Одним из таких предприятий, который уже находились на грани разорения, была компания Toyota. В этот период объемы сборки товаров упали до минимума, а количество сотрудников сократилось почти вдвое. И все изменилось практически за несколько лет, когда фирма начала зарабатывать несколько миллионов в год. Сегодня историю успеха Toyota ставят в пример другим корпорациям, которые начинают терять прибыль.

Первое, что сделали руководители и владельцы Toyota – изменили систему работы и разработали совершенно новые принципы. Именно благодаря им предприятие стало одним из самых успешных и крупных производителей автотехники в мире.

Один из новых механизмов, которые используются в Toyota, является методика организации рабочего процесса – это философия бережливого производства. Менеджеры этой компании выдали несколько книг и провели крупное исследование, после чего огромное количество других компаний тоже начали запускать такую же систему на своей фирме. В Toyota даже открыли специальный отдел, который занимался консалтинговыми услугами, чтобы помочь правильно организовать работу в других предприятиях. Кроме того, руководители отделов могут самостоятельно ознакомится с функционалом прямо в Toyota.

Владельцы компании утверждают, что они не создавали намеренно определенные принципы. Просто тогдашние руководители пытались срочно поменять систему производства, в результате чего появилась такая система. Из-за этого многие фирмы, которые пытаются наследовать механизм, не достигают таких успехов.

Дизайн интерьера

Офисное помещение, рассчитанное для приёма людей должно соответствовать профессиональной деятельности компании. Обязательно должно быть выделено место для посетителей.

Читайте также:  Дизайн Офиса 2021: Самые Свежие Западные Тренды Дизайна Офиса

Это позволит исключить неудобства гостей офиса. Они не должны сидеть на приставном стуле рядом с рабочим столом или стоять.

Оформление офисных стен

Ели в офисе уже расставлена мебель, нужно придать ему креативности и создать деловой вид. Главной задачей является не допустить эффекта голых стен.

В основном на стенах размещают такие предметы:

Не стоит использовать картинки и надписи с типичными изображениями и высказываниями.

Цветы для оформления офиса

Не уместно украшать весь офис цветами, даже если коллектив очень любит их выращивать. Если поставить в офисе несколько видов цветов, которые прекрасно подходят к офисному помещению, то они не будут лишними.

Дополнят оформление офиса такие цветы, например как:

  1. фикус,
  2. драцена,
  3. спацифиллум и другие виды.

Цветы в большой ёмкости лучше располагать в углу пола офиса, а в небольших горшочках – на окнах, столах или полках.

КОНЦЕПЦИЯ LEAN

Концепция Lean[*] появилась в Японии. В 1950-х годах инженер японской компании «Тойота» Тайити Оно предложил использовать новую производственную систему для выпуска автомобилей. Идея была в том, чтобы объединить существующие на заводах концерна методы повышения эффективности, сделать акцент на качестве продукции и одновременно сократить расходы. То есть наладить бережливое производство.

Изначально система Lean применялась только в производственных сферах, в основном в автомобилестроении, но со временем стала востребована и в других областях. Пришло понимание, что инструменты бережливого производства можно задействовать в строительстве, медицине, дизайне и пр. Постепенно Lean стали внедрять в офисах. Такая система получила название «бережливый офис». Суть та же оптимизировать ресурсы компании, сократить перемещение материалов и ненужные передвижения, снизить время ожидания. Основа бережливого офиса – модернизация всех ресурсов организации, избавление от мусора и постоянное улучшение действий.

Принципы и инструменты Lean позволили успешно оптимизировать деятельность не только на производстве, но и в офисе.

Принципы концепции Lean

• Чистота и порядок в офисе и на рабочем месте. Один из главных принципов бережливого производства. Порядок на рабочем месте и в офисе – это всегда быстрый доступ к нужным канцелярским предметам, архивным папкам, документам и пр.

• Сокращение запасов. На рабочем месте должно быть только самое необходимое. Своевременно избавляйтесь от сломанной или устаревшей техники, ненужных канцтоваров, старых версий документов, лишних файлов в системе и т.д.

• Ликвидация потерь. Cведите к минимуму ненужные передвижения по офису сотрудников, а также продукции, документов (отсутствие автоматизированных процессов и электронного документооборота) и т.д.

• Ограничение времени ожидания. Проводите свой рабочий день максимально эффективно. Помните: даже за то время, что вы тратите на ожидание человека, нужного звонка или подписи начальника, можно успеть сделать не одно дело.

• Правильное выполнение задач с первого раза. Постоянное переписывание, перепечатывание документов из-за случайно допущенной ошибки или опечатки отнимает драгоценное время. Старайтесь сделать с первого раза все правильно.

• Создание потока работы. Весь коллектив должен работать как отлаженный часовой механизм. Каждый сотрудник обязан четко знать свои обязанности и качественно выполнять их.

• Постоянное совершенствование. Технологии развиваются, мир меняется. Рабочие процессы тоже не стоят на месте, потому важно их постоянно анализировать и стараться улучшить. Без этого прогресс невозможен.

Читайте также:  Восхитительные идеи обустройства комнаты для двух школьников

Названные принципы лежат в основе Lean-системы. На практике они внедряются с помощью специальных инструментов. Например: Just in Time (с англ. точно в срок) – концепция управления производством, направленная на снижение количества запасов; Value Stream Mapping (с англ. систематизирование потока ценности) – инструмент визуализации, помогающий понять и рационализировать рабочие процессы путем использования инструментов и методов экономичного производства.

Не обязательно применять все инструменты. Для одной компании будет достаточно внедрения одного, для другой – нескольких. Здесь нужно экспериментировать. Путем проб и ошибок в результате получится найти «свой» эффективный метод.

Какие простейшие инструменты уже доказали свою эффективность? Подробно рассмотрим каждый из них.

Избавьтесь от всего лишнего

Когда вы работаете на дому, то легко можете отвлечься на компьютерную игру или просмотр видео. Если вы будете смотреть на ваш домашний офис, как на профессиональное пространство, то это поможет вам сохранить мотивацию для работы. Конечно, это не значит, что вы должны избавиться от всех безделушек на вашем столе. Вам может помочь разобраться в том, что стоит оставлять, а от чего лучше избавиться простой вопрос – оставил бы я этот предмет на своем рабочем столе, если бы работал в крупной компании.

Расчет количества мебели

Чтобы рассчитать все варианты как расставить столы в офисе, необходимо учесть:

  • размер офиса;
  • количество столов и сотрудников;
  • удобство доступа к шкафам и архивам;
  • размещение источников света и розеток.
Расчет количества мебели

Правильное планирование расстановки интерьера мебели в офисе должно предусматривать габариты пространства, чтобы ничего не мешало проходу сотрудников и доступу к стеллажам.

Информация. По нормам, установленным на законодательном уровне, расстояние между столами должно быть не меньше 2 м, а на одного сотрудника, который работает за компьютером, приходиться не менее 4,5 кв. м.

Советы по оформлению кабинета руководителя

От работы начальника зависит успех всего подразделения. Поэтому кабинет руководителя по фен-шуй должен быть комфортным и в то же время строгим и представительным, но его атмосфера не должна подавлять. Удачу в карьере принесет благоприятная обстановка на рабочем месте.

Расположение

Кабинет начальника должен иметь особо сильную энергетику, поэтому лучше его расположить в северной части здания: север помогает профессиональному росту, северо-запад – умению руководить, а северо-восток – приобретению знаний. Самый неудачный вариант – разместить офис на западе и юго-западе. Это может привести к перегрузке и снижению работоспособности.

Кабинет директора по фен-шуй не должен находиться в самом конце коридора. А если начальник работает в одном кабинете с подчиненными, его стол должен размещаться как можно дальше от входной двери, иначе подчиненные будут его контролировать.

Форма кабинета

Лучшие формы – квадрат и невытянутый прямоугольник. Г-образное помещение рекомендуется разделить на 2 части, например, рабочую и гостевую, чтобы избежать влияния Ша на работающий в офисе персонал.

Советы по оформлению кабинета руководителя

Расстановка мебели по фен-шуй

Кроме рабочего стола, в кабинете начальника может находиться стол для совещаний. По фен-шуй их не соединяют в виде буквы Т, расположение рабочего места должно находиться в стороне от места для заседаний. Лучше, если стол для совещаний круглый, овальный или восьмиугольный. Кресло руководителя не должен стоять в углу. Треугольник по фен-шуй – это символ Огня, который может уничтожить здоровье, успех и благополучие.

Если нет возможности поставить стол в соответствии со сторонами света, как требует фен-шуй, нужного эффекта добиваются, поменяв цвет мебели или стен на более светлый, например, заменив столешницу на белую.

В кабинете шефа могут находиться шкафы, диван, кресла для посетителей, журнальный столик и другая офисная мебель, которую не рекомендуется ставить по прямым линиям вдоль стен. Правильно оформить офис по фен-шуй поможет форма Багуа.

Если у начальника и подчиненных общий кабинет, столы ставят рядами, тогда во время работы взгляды сотрудников будут направлены в одну сторону, что приведет к слаженности и успеху компании.

Читайте также:  Декор стен своими руками из доступных материалов

Читайте так же: оформление рабочего стола по фен-шуй.

Рабочее место для бухгалтера

Главной деталью при создании интерьера является удобство внутреннего пространства. Сюда относится расстановка мебели, освещение, микроклимат и другие важные аспекты.

Интерьер кабинета должен иметь большой и вместительный письменный стол, который будет функциональным и доступным. Рабочее место в офисе должно располагаться таким образом, чтобы бухгалтер мог без труда достать нужную папку или распечатать документ.

Рабочее место для бухгалтера

Дизайн кабинета бухгалтера должен быть строгим, но при этом комфортным, располагающим к работе

Создание быстрых папок

Встроенные средства операционной системы позволяют настроить быстрый доступ к папкам в окне проводника и диалогах Открыть/Сохранить, однако в разных версиях Windows эта возможность реализована различным образом. Например, в Windows XP в случае проводника речь идет о добавлении папок на панель избранных ссылок, для чего достаточно открыть интересующую папку в проводнике и воспользоваться командой Избранное → Добавить в избранное. Правда, данный вариант не очень удобен, поскольку в итоге в Избранном папки окажутся вместе с избранными ссылками и при больших объемах информации это вовсе не упростит работу. При настройке быстрого доступа к папкам в диалогах Открыть/Сохранить в Windows XP действуют иначе. Открывают, например, в Word диалоговое окно Открыть, выделяют соответствующую папку и выбирают в меню Сервис команду Добавить на панель адресов. После этого указанная папка появляется на панели адресов, расположенной в левой части диалогового окна, теперь она будет доступна для выбора в окнах Открыть/Сохранить, открываемых в самых разных приложениях — в частности в Word (рис. 13).

Рис. 13. Быстрое открытие папки «Документы рабочие» через панель адресов в Word (Windows XP)

В Windows 7 возможность настройки быстрого доступа к папкам реализована более цивилизованным образом: избранные папки добавляются на панель Избранное, которая имеет более удобную в плане ориентации структуру, чем у присутствовавшей в более старых версиях ОС панели избранных ссылок. Для добавления папки в Избранное нужно перейти в нее в проводнике, кликнуть правой кнопкой мыши по Избранному и выбрать команду Добавить текущее расположение в избранное (рис. 14).

Рис. 14. Добавление избранной папки на панель Избранное в Windows 7

Специализированные утилиты обладают более широкими возможностями. Во­первых, подключение избранной папки в любой из подобных утилит, как правило, позволяет настроить мгновенный доступ к ней сразу через проводник Windows, системный трей и в диалоговых окнах Открыть/Сохранить (включая Microsoft Office). Во­вторых, подобный доступ обеспечивается щелчком по иконке утилиты, появляющейся после установки утилиты в соответствующих окнах, либо альтернативным способом — путем нажатия предустановленной комбинации горячих клавиш. В-третьих, процесс настройки тут проще: обычно добавить папку в список избранных можно из проводника через контекстное меню либо в окне настроек утилиты.

С помощью программы AutoDialogs (; 788 Кбайт) несложно обеспечить мгновенный доступ к избранным пользователем папкам через проводник Windows (рис. 15), системный трей, в диалоговых окнах Открыть/Сохранить, при создании ярлыков на рабочем столе, а также в редакторе системного реестра и во многих других приложениях.

Рис. 15. Быстрое открытие папки из проводника с помощью AutoDialogs

Утилита Handy Folders (-folders/; 4,01 Мбайт) поможет настроить быстрый доступ к дискам, системным и пользовательским папкам из проводника Windows, через системный трей и в стандартных диалогах Открыть/Сохранить (рис. 16) в самых разных приложениях. Созданные в ней привилегированные папки для удобства могут быть разбиты по категориям — список категорий, как и состав папок в них, регулируется.

Рис. 16. Быстрое открытие папки из системного трея через Handy Folders