10 принципов планирования или как всё успевать на работе и дома?

Сегодня мы поговорим о том, как все успевать и использовать свое время максимально продуктивно. Присоединяйтесь!

Шаг Оценить текущую ситуацию

В компании работает четыре продажника. Лучший из них за день успевает сделать до 20 холодных звонков, написать 5–7 писем, подготовить 8–10 счетов и съездить на встречу. Показатели худшего сотрудника в половину меньше. Предположим, что у лидера и аутсайдера одинаковый опыт, каждый находится в офисе по 8 часов. Причина плохой работы может скрываться в рассеянном внимании: сотрудник одновременно пытается сделать несколько дел, а в итоге не завершает ни одного. Или сотрудник занимается чем угодно, но только не работой: «зависает» в соцсетях, читает новости, играет в онлайн-игры, решает личные проблемы. Иногда слабая эффективность связана с неправильным распределением энергии. Например, рабочий график составлен так, что с утра менеджеры выполняют самую сложную работу, требующую высокой концентрации внимания. Если у сотрудника утром низкая работоспособность, он выполняет задачи медленно, с ошибками. К полудню работоспособность повышается, но сотрудник опять ничего не успевает, потому что завален делами: надо доделать, переделать или исправить утренние задачи плюс выполнить новые. Последняя причина плохой работы – слабая мотивация. Если зарплата менеджера зависит от объема продаж, то главная мотивация – это деньги. Но не для всех менеджеров денежная мотивация будет решающей. Например, у одного сотрудника – ипотека и куча потребительских кредитов, поэтому он стремится заработать побольше. А другого — вполне устраивает средняя зарплата, но его интересует карьера, публичное признание заслуг или возможность больше времени проводить с семьей.

Как выбрать и читать книги по тайм-менеджменту

Определите свой уровень. Кто Вы? Новичок, продвинутый читатель, профессионал, школьник и т.п. Сколько книг на эту тему уже прочитано?

Выбирать и читать нужно только то, что интересно в данный момент. Книги, написанные легко и понятно, близким для вас стилем изложения. Нравится с иллюстрациями и фотографиями или без.

Книги по тайм-менеджменту не читаются быстро. Нужно делать заметки, выводы. Многие из этих книг содержат задания. Практика не выполняется за один день. Чтобы воплотить советы в жизнь потребуются месяцы, а возможно, и годы. Это не те книжки, которые можно прочесть в транспорте, не тот жанр (со всем уважением к другой литературе).

Как выбрать и читать книги по тайм-менеджменту

Экономия времени — это, как философия жизни, она необходима всем. Поэтому есть книги не только для руководителей и предпринимателей, но и для женщин, мам и даже для детей. Такая книга будет отличной идеей для подарка.

Каждый выбирает сам, какая книга для него лучше, выбирает в соответствии со своими потребностями. Во многом интуитивно. Глядя на обложку и содержание. Анализируя отзывы и рекомендации других читателей. Оценивая сколько стоит. А правильный ли был выбор, становится понятно намного позднее.

Как вырабатывается самодисциплина

Самодисциплина — это способ заставить себя предпринимать действия, независимо от эмоционального состояния. Самодисциплина – это ключ к достижению цели. Это умение взять на себя ответственность за все, что происходит в жизни.

Платон сказал о самодисциплине: «Самодисциплина – это развитие характера». А Аристотель уточнил: «Это победа над собой».

КАК РАЗВИТЬ СКОРОСТЬ ЧТЕНИЯ В 2 РАЗА Бесплатный мастер-класс от рекордсмена Книги рекордов Украины и России. Только сегодня книга «Ставь цели» в подарок! Забрать подарок

Самодисциплина приучает не только к дисциплине и ответственности, а и к обязательному выполнению взятых обязательств. Курс Ицхака Пинтосевича «Действуй! Удвойся! Х2» сильно помог мне выработать привычку каждый день выполнять все запланированное. Сначала было нелегко. Мне, привыкшей работать по вдохновению и желанию, было непривычно выполнять каждый день объемную работу и писать отчет. Теперь я с уверенностью могу сказать, что самодисциплина – это наше все!

Читайте также:  13 причин уволить вас с работы прямо сейчас

Составляющие самодисциплины – это самообладание и самоконтроль. Самообладание – это способ контролировать свои эмоции и соблазны. Умение переформатировать отрицательные эмоции в положительные. Самоконтроль – это способность контролировать свое поведение, слова, поступки.

Как воспитать самодисциплину? Планировать дела и выполнять их в срок.

Как развить самодисциплину через здоровье? 

Древние философы связывали хорошее состояние здоровья с уравновешенным состоянием ума и души. Брайан Трейси советует 7 полезных привычек:

  1. Заниматься физическими упражнениями;
  2. Питаться регулярно;
  3. Пить 8 стаканов воды;
  4. Не перекусывать;
  5. Пить спиртное 1-2 бокала в день;
  6. Не курить;
  7. Пристегивать ремни безопасности.

Я придерживаюсь всех советов, кроме пятого. Мой новый навык – утренний ритуал, который состоит из молитвы, физических и дыхательных упражнений. Это фейсбилдинг (гимнастика для лица), медитация и душ. Вы бы знали, какой это для меня подвиг! Должна признаться, что всем перечисленным, кроме душа, я не занималась никогда.

Самодисциплина охватывает практически все направления жизни человека: личностный рост, финансы, семью, бизнес, успех и самореализацию.

Мотивационные цитаты от Брайана Трейси для поднятия духа

Как успевать все делать за день или за секунд?

1. Проанализируй как тратишь свое время, записывая все свои дела в блокнот.

2. В конце вечера думай о делах на завтра и составляй план на следующий день.

3. Помни о законе Парето. 20% усилий дают 80% результата, а 80% усилий только 20% результата.

4. Снизь отрицательное влияние социальных сетей и телефонных звонков на работу. Выключи звук и отложи телефон подальше.

5. Распределяй дела по их важности и приоритетам.

6. Многозадачность не работает и не продуктивна. Концентрируйся на одной задаче в один момент времени.

7. Используй время в транспорте или очереди для выполнения мелких дел (чтение, почта).

8. Задай себе вопрос как ты можешь работать или выполнять дела более эффективно.

9. Цени свое время. Избавляйся от тех, кто его не ценит.

10. Все дала делятся на срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не важные.

11. Подумай сколько времени тратишь на социальные сети, игры, сериалы, диван или бесцельное общение?

12. Работай по технике Помидора, устраивая 25-45 минутные отрезки высокоинтенсивной работы.

13. Разбивай сложную задачу на более мелкие, пока не начнет вырисоваться простая схема.

14. Планируй жизнь от краткосрочных дел к долгосрочным. Пусть будет план на ближайший день, неделю, месяц, полгода, года, два года и так до 10 лет вперед.

15. Перепоручай дела или не далай, если это возможно.

16. Устраивай короткие перерывы по 5-10 минут, чтобы быть более эффективным.

17. Научись отказывать и говорить «нет» людям и делам, которые не в твоих интересах.

18. Поощряй себя за эффективную работу. Это мотивирует.

19. Анализируй достигнутые результаты и выявляй ошибки.

20. Отдыхай, занимайся спортом и ложись вовремя. Это сделает тебя более продуктивным.

Каждый день тебе дается 86400 секунд. Насколько эффективно ты их тратишь?

Основные принципы управления временем

Эффективный тайм-менеджмент стоит на трех китах: правильно расставленных приоритетах, разумном планировании и грамотном целеполагании.

Правильно расставляйте приоритеты

Что для вас является самым главным в жизни? Возьмите лист бумаги и проранжируйте свои ценности, начиная с самой важной. Для наглядности вот вам пример:

  • здоровье и благополучие членов семьи;
  • профессиональная самореализация;
  • материальный достаток;
  • саморазвитие;
  • спорт, путешествия, хобби;
  • общение с друзьями;
  • творчество.

Чем больше будет пунктов, тем лучше. Старайтесь писать осознанно, вдумчиво. Вам еще придется с этим списком работать.

Когда закончите, задайте себе другой вопрос – на что вы тратите большую часть своего времени. Ответ также оформите в виде списка в порядке убывания.

Возьмите в руки оба списка и сравните их. В идеале они должны совпадать – тогда вы можете считать себя гуру тайм-менеджмента. Чем сильнее расхождение, тем хуже у вас обстоят дела с распределением времени. Но есть и хорошая новость – теперь вы видите, над чем нужно работать.

Читайте также:  Все что надо знать об организации фуршета

Научитесь ставить цели

Цель – рычаг, который запускает мотивацию. А мотивация, по сути – это энергия, которую выделяет мозг на реализацию этой цели. Выделяет он ее не просто так, а в надежде, что вы грамотно ей распорядитесь и преумножите.

Представьте, что вы пришли в банк просить средств на новый бизнес. Банкир не выдает деньги всем подряд, у него есть свой материальный интерес. Чтобы получить деньги, вам нужно убедить его в том, что дело перспективное и сулит прибыль, а вы человек адекватный и надежный.

Наш мозг – такой же придирчивый кредитор. Чтобы получить энергию на реализацию цели, она должна соответствовать сразу нескольким критериям:

  • быть конкретной;
  • быть достижимой;
  • быть эмоционально окрашенной;
  • не конфликтовать с основными ценностями.

Еще раз возьмите свой список с приоритетами и напишите по несколько целей к каждому пункту. Проследите, чтобы они соответствовали всем критериям, перечисленным выше. Тогда ваш внутренний банкир не поскупится.

Старайтесь, чтобы цели не были слишком растянутыми во времени и не противоречили друг другу – нельзя прийти в пункт назначения, двигаясь сразу в нескольких направлениях.

Начните планировать

Если вы еще не выработали привычку планировать, самое время заняться этим. Вам снова понадобится список ваших приоритетов. Запишите все дела на ближайшую неделю, соотнося их со своими ценностями. Чем выше ценность в списке, тем важнее относящееся к ней дело.

Теперь возьмите ежедневник и начните распределять ваши дела по дням недели. Первым делом впишите самые важные – и далее по убывающей.

Например, на следующей неделе вам нужно сходить с ребенком к стоматологу. Здоровье детей в вашем списке на верхней строчке, значит, этому делу нужно выделить время в первую очередь.

Освоив азы планирования, переходите на продвинутый уровень. Составьте распорядок дня и начните придерживаться его. Не забудьте учесть свои природные биоритмы.

Планируйте свой день так, чтобы периоды напряженной работы чередовались минутами отдыха и расслабления. Если поначалу вы не будете успевать все делать вовремя, нужно набраться терпения и продолжать пытаться.

Спустя некоторое время вы станете более организованным и дисциплинированным и сможете привести все дела в порядок.

Сокращенный хронометраж

Этот метод позволяет оценить собственные временные ресурсы, которыми мы обладаем, чтобы в дальнейшем правильно распределить их для достижения своих целей. Это аналитическая работа, которая тоже представлена наглядно. Определите цель и запишите следующие данные в таблицу:

  1. Ваш возраст — количество полных лет.
  2. Ваш возраст, в котором планируется достижение цели.
  3. Общий запас времени до достижения цели: вычитаем из пункта 2 пункт 1.
  4. Разбиваем общий запас на количество суток: пункт 3 умножаем на 365.
  5. Определяем среднее время сна в сутки, округляем до часов.
  6. Считаем количество продуктивного рабочего времени в сутки без учета тех дел, которые несовместимы с достижением цели. Например, бытовые дела не получится совмещать с изучением языка, а вот время, проведенное в транспорте, может быть использовано для этого.
  7. Выделяем конкретный запас времени на достижение цели — количество суток (п. 4) умножаем на продуктивное время (п. 6).
  8. Теперь, понимая количество часов, мы можем распределить их в зависимости от нашей цели. Разбиваем достижение цели на этапы и встраиваем в свое расписание.

Тайм-менеджмент помогает нам распоряжаться своими ресурсами, однако просто наглядного понимания недостаточно, чтобы наверняка добиться желаемого. Целеполагание — отдельный навык, который нужно тренировать. Курс целеполагания от Викиум основан на проверенных методиках, он состоит из 6 уроков, которые включают видеотеорию и практические занятия для отработки. Распоряжайтесь своим временем правильно и всегда доводите начатое до конца!

3034

3034

Техники и методы тайм-менеджмента

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Читайте также:  Работа для женщин весов - карьера и профессии в соответствии с гороскопом \ Советы психолога, отзывы

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

  • Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.
  • Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.
  • Срочные, но не важные – делегируйте их.
Техники и методы тайм-менеджмента
  • Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

  • Поставьте задачу, которую нужно сделать.
  • Установите таймер на 25 минут.
  • Работайте и не отвлекайтесь.
  • После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.
  • После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.
  • Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Техники и методы тайм-менеджмента

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

4. «АБВГД»

Метод постановки задач по приоритету:

  • А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.
  • Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.
  • В — незначительные задачи, которые можно не делать.
  • Г — то, что необходимо делегировать другому.
  • Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

Техники и методы тайм-менеджмента

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7.  « Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

Техники и методы тайм-менеджмента
  • За 10 часов до сна откажитесь от кофе.
  • За 3 часа от еды и алкоголя.
  • За 2 часа от работы.
  • За 1 час выключите все гаджеты.
  • 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

Полезное видео

Предлагаю посмотреть интересное видео на тему того, как все успевать не только на работе, но и в жизни:

Вероятно вы нашли ответ на вопрос, почему вы не успеваете на работе. Учитесь продуктивности и концентрации, рационально используйте свое время. Тогда вы получите больше свободы, сможете решать задачи в разы быстрее. У вас останется время на семью, общение, хобби, прогулки и отдых.

Пренебрегать планированием – значит добровольно согласиться на ухудшение качества жизни. Организуйте свое время, забудьте о стрессах и наслаждайтесь жизнью.